一、校领导会议主要指党委会、校长办公会。

二、上述会议由党委行政办公室负责安排、召集和组织，具体事务由秘书科落实。

三、党委会、校长办公会的组织安排

（一）议题的确定

1、议题一般应由校领导提出；也可以由职能部门提出，经分管校领导同意，由办公室汇总后报主持人审定。

2、凡提交讨论的议题都必须认真调研；相关的部门事先应充分协调；重大事项应有充分论证；提交的议题属于学校专门委员会、工作组职责范围的，应先通过专门委员会、工作组讨论，提出明确意见后，再提交议题。

3、在准备会议材料时，复杂事项应准备若干个方案，并列出需会议决定的若干问题的提纲。

4、各单位、各职能部门负责人和分管校领导在各自职权范围内可以决定或协调解决的问题，一般不列为议题。会议不讨论临时议题。

5、会议有关材料由相关单位负责准备，于会议2个工作日前将材料（纸质和电子文档各一份）送办公室汇总，必要时由办公室将议题和有关材料于会议前一个工作日分送与会人员。

（二）会前准备工作

1、由校领导将需上会的请示事项签转给办公室主任；

2、办公室收到上会事项后，先转回请示单位提出其他拟列席部门及科室，然后由办公室根据领导批示、事项内容，分别征求有关单位意见，待该事项达成初步意见后，列入相关会议议题，每项议题的处理时间不超过7个工作日。

3、党委会和校长办公会原则上隔周召开。办公室须开会前2个工作日之前整理好议题并拟定会议安排，先后呈办公室负责人审核，负责人审核后呈党委书记或校长审定。

4、办公室根据确定的议题及安排通知有关人员参加，并及时将有关情况向领导反馈。因故不能参加的要事先向办公室请假，办公室将出席和列席会议的人员情况汇总后，于会前报会议主持人。

（三）会场服务

1、提前20分钟到达会场，检查会场卫生、茶水、空调等准备情况。

2、做好与会部门负责同志签到和会议材料分发工作。会议材料按议题顺序发放，与会校领导的材料于会前在会场预先摆放，其他请假的领导会后分送。与会人员到齐后，立即报告会议主持人。

3、会场照应。根据会议的进展情况，适时安排、引导与会人员进出会场；处理会议期间其他有关事项。

4、办公室专人负责做好会议记录。

（四）会后事项

1、拟写会议纪要。一般于会后1—2日内起草好，经办公室负责人审改后，送主持会议的校领导审定，并于会后1周内印发。

2、印发会议纪要或抄告单。不涉密的决定事项，可全校普发；涉密或无全校周知必要的会议纪要或抄告单，分送校领导，办公室负责人和涉及议题的有关部门，并要求及时反馈事项办理结果。

3、督办会议决定事项。根据会议研究的内容和提出的要求，督促调度有关部门落实会议决定事项，并及时将落实情况向有关领导汇报。

4、会议资料归档。整理会议记录、会议纪要、会议决定事项通知等，于次年初存档。

六、会议管理规定

为改进工作作风，提高会议质量和效率，进一步加强对校级会议的管理，根据学校实际，特制定本办法。

一、校级会议的范畴

由党委行政办公室通知的，以学校名义召开的全校性会议；以学校机关各部门、各科室名义召开且邀请相关校领导参加的会议。

二、会议召开原则

（一）必要。凡召开的会议应具备必要性。已经发文部署的，或者可以通过其他更便捷方式解决问题的工作，不召开会议进行部署。

（二）高效。注重实效，主题鲜明，准备充分。会议组织者应将会议主持人、议题、议程与时间、地点安排预先告知与会人员。

（三）精简。大力精简以学校名义召开的全校性会议数量，尽量压缩会议时间，减少与会人员。要尽量利用现代网络和通信传播工具部署工作，能合并召开的会议要尽可能统筹合并。

（四）节约。会议要厉行勤俭节约，凡涉及经费开支的会议应严格按照有关廉政建设的规定执行，严禁铺张浪费。

三、会议的审批和安排

（一）校级会议的召开必须经党委行政办公室请示校领导同意，并由办公室统一管理和安排，以“会议通知”形式通过办公自动化系统公布。

（二）凡各部门、科室要求下周召开的会议，并由校领导主持或参加的必须经主管领导认可会议内容和时间，及时报告党委行政办公室，列入校领导每周会议计划。

（三）列入校领导每周会议计划的会议，如遇特殊情况需改期、改址、更改会议内容或安排新的会议时，主办部门、科室应提前报党委行政办公室，经请示分管校领导后，调整会议计划。未经分管校领导同意，任何部门或科室或个人不得随意打乱或更改会议计划。

（四）未提前申请的临时召开的校级会议，经主管校领导审批后，由主办部门自行通知组织安排，并负责具体会务工作。

（五）各部门、科室自行安排的会议如与主管单位每周会议安排表所列会议发生冲突的，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则，做出调整。

四、会议的组织

（一）会议筹备。主办部门、科室要负责拟定大型会议工作方案、会议议程，日常联络、会议室的联系，车辆的落实，会议相关材料的准备，会议礼品的准备，餐饮的预订，做好报到、签到工作等。

（二）会议通知。由主办部门、科室草拟会议通知，并到两办登文、签发后，由主办部门、科室负责通知与会单位及人员。会议通知必须包括参会人员（单位）名单，还要在通知上明确与会人员的乘车安排。通知应至少在会议召开之前提前1天下发，对较重要会议应提前3天通知；对于紧急情况或者其他特殊情况可以口头通知。

（三）会场布置。由主办部门、科室负责会标及会场内外气氛的营造、桌椅的摆放、话筒及音响音乐的调试、花草的布置、座位牌的准备及摆放。必要时，可以请办公室协助，但必须提前两天把有关具体要求告之行政科。

（四）其他应准备事项。主办部门、科室根据会议的需要联系新闻报道、合影留念、礼仪等。

（五）会议材料的整理。会后，由主办部门、科室根据会议精神形成文字材料，并交由办公室按公文处理程序办理。

七、一般性通知管理规定

一、除以学校或办公室正式公文印发的通知以外，其他以学校或办公室名义发布的通知、通报、公告、喜报、讣告等，均按一般性通知管理。

二、一般性通知的发布程序为：

（一）办公室工作人员起草。

（二）各科负责人审核。

（三）办公室负责人审定，必要时呈校领导审定。

（四）正式发布。

三、一般性通知发布的形式有：

（一）除有特殊要求以外，一般通过办公自动化系统公告通知的形式发布。

（二）以邮件形式发至相关人的邮箱。

（三）在学校主页上发布，或以新闻形式发布。

（四）书面印发给相关单位或个人。

（五）电话通知。

采取何种形式发布，由科长提出意见、分管副主任或主任确定。

四、发布人的确定：

学校党委会、校长办公会、其他会议的电话通知一般由办公室负责，在办公室自动化系统公告或邮箱发布的通知。书面印发的通知，由办公室发布，并要求领取人签领。